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谈对“供方”审核的几个问题

来源: 发布时间:2021-12-24 点击:150 分享:

采购是产品形成的一个重要过程,采购品的质量对组织的产品是否符合要求有着不可忽视的影响,因此应进行控制。对采购过程的控制主要应包括对采购产品及供方进行控制、制定采购要求、对采购品进行验证等方面,这也是提高审核有效性应关注的内容。

      下面,就对“供方”进行审核时遇到的问题,根据GB/T 19001-2000、GJB 9001A-2001标准7.4.1条的有关要求,谈几点个个看法。

一、应全面、正确的识别供方

      什么是供方?GB/T 19000-2000定义为:“提供产品的组织或个人”。示例:制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。供方是采购品的提供者,他可以是生产厂家,也可以是采购品的零售商、代理商。

      实际上,由于各种原因,组织不能直接向生产厂家直接订货,只能在市场采购或通过代理商订货采购。审核时,常常会发现:组织提供的合格供方名单里,并没有包括这些零售商、代理商,也没有这些零售商、代理商的评定材料。这些组织把供方片面地理解为只有“生产厂家”一种形式,没有认识到产品的零售商、代理商同样也是供方。

二、应对供方进行分类管理

      标准7.4.1条规定:“对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”。由标准的要求可以看出:对“采购品”以及采购品的“供方”都应进行分类管理,分类管理的依据是“采购品对随后的产品实现或最终产品的影响”。对供方分类的目的是为了组织将有限的人力、物力资源用于管理和控制,对供方的管理采取不同的控制类型和程度。

      在现场审核时,经常会发现:组织没有按“采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”,对采购品的供方进行分类。

三、评定合格供方的依据——“按组织的要求提供产品的能力”

      标准7.4.1条规定:“组织应根据供方按组织的要求,提供产品的能力评价和选择供方”。这就是说,对供方进行评价的依据是“按组织的要求,供方提供采购产品的能力”,再根据评价的结果,择优选择供方,并形成合格供方名单。

      什么是“能力”?GB/T 19000-2000定义为:“组织、体系或过程实现产品并使其满足要求的本领”。因此“所谓提供产品的能力”也就是提供方能够按组织提出的要求(如采购品的名称、牌号、规格、质量标准等),按照约定的价格、交货期等,持续稳定地提供组织满意的采购品的本领。“组织的要求”通常包括明示要求和隐含要求。明示要求是指订货合同约定的条款,如采购品的名称、牌号、规格、产品的标准代号、价格、交货期、服务要求等。隐含要求是指订货合同内未约定的条款,如供方的资质、诚信等级、有无违纪或不良行为、历史状况、财务状况、与其它组织类似产品质量的比较、采购品使用的实际质量情况等。

四、应制定评价、选择和再评价供方的准则

      标准规定:“应制定选择、评价和重新评价的准则”。制定对供方评价准则是组织对采购过程控制的重要内容之一,是选择、评价供方的依据。对供方评价的内容一般包括:提供产品的符合性、供方的质量保证能力,以及其它需评价的内容。在制定准则时要考虑以下几点:

      1. 评定准则的内容要能充分反映出供方提供的采购品满足组织要求的能力,既要体现出供方满足组织明示要求的能力,又要体现出供方满足组织隐含要求的能力。在此基础上,确定评价和重新评价的具体操作准则。

      2. 对不同类型(生产厂家、零售商、代理商等)、不同管理类别的供方,在评价项目、内容要求、周期、判定准则上,应有所区别。对产品质量影响大的采购品的供方要严格控制。

      3. 评定准则和重新评定准则在评价内容、方式上要有所区别。

      新供方的评价准则要充分体现出“供方是否具有满足组织要求的能力”。一般要评价:产品(样品)质量状况或已向其它组织提供的同类产品的质量情况、供方质量体系对提供稳定质量产品的保证能力、交付后的服务和技术支持能力、供方顾客的满意程度、其它情况(如履约能力、诚信等级等)。

      对现有供方的重新评定准则要充分体现出“供方是否保持了初次评定时满足组织要求的能力、是否有所改进”。如,供方供货质量的稳定性、符合性是否提高,工作绩效(如交货及时性、价格、服务等)是否改进,质量体系是否持续有效等。对已被选为合格的供方,要实施动态管理,当提供的采购品出现质量问题时,应规定要采取的措施,以保证采购品持续符合要求。

      “与供方互利的关系”是质量管理原则之一,建立组织与供方的相互共存、互利的关系,可增强双方的能力,实现双赢。对现有供方进行再评定,并根据评定结果采取必要的措施要充分体现这一原则。

      4. 评定和重新评定准则制定的内容要有可操作性,应明确规定合格供方的标准,重新评价的时机、内容、方式和要求,持续保持合格供方的标准。同时要规定获取相应信息的职责、方法、程序,以便为评价提供相应的信息。

      但在现场审核时,往往会发现以下问题:

      1. 没有制定评定和重新评定准则,提供不出评价依据。

      2. 组织没有认识到对供方进行“评定”和“重新评定”的差异,在实际进行评定时使用一个评定准则。

      3. 也有的组织使用的评定准则没有对不同管理类别的供方进行区分,不同管理类别的供方使用一个准则进行评定。

      4. 组织制定的某些评定内容缺乏可操作性,虽规定了评定内容,但无法获取相应信息,使评定记录表上这些评定内容形同虚设。

五、合格供方的评价材料要充分、有效

      按评定准则的要求,组织要对供方进行评定和重新评定。评定要建立在有充分的供方和采购品信息的基础上,才能有效。对此,组织要建立并实施获取相应评定信息的方法、程序,以便为评价提供相应的证据。为便于实施评定,组织常常根据评定准则规定的要求,绘制成规范的记录表格,将评定意见填入表内,并将获取的证据附在后面,使评定建立在基于事实的基础上。但获取证据时,要注意证据的时效性、要注意证据的有效性、要注意证据的充分性,使评定的结论有充分、有效的证实材料予以支持。

      在审核时,有时会发现在组织提供的评定证实材料中,资质证明书超过有效期限;组织要采购的物品没有包含在资质证明书规定的产品范围内;提供的数据信息与要求的内容不符;提供的数据信息不足以支持结论等。

六、审核员应将具备的专业知识,贯穿在审核过程中

      对“组织对其供方控制情况”进行审核,虽然专业性不那么明显,但根据组织产品的特点,具备相应的专业知识,仍是非常必要的。审核采购品及其供方的分类、外包控制情况等,具有必要的专业知识,对提高审核的有效性仍是十分有益的。

      要确保采购品的质量满足组织的要求,组织就必须对“供方”进行评价和选择,而且首先应重在评价和选择,这也是控制采购过程的首要程序。要扭转“重验证、轻评价和选择”的传统观念。“组织对其供方的控制情况”是我们审核采购过程的重要内容,也是提高审核有效性必需关注的问题。目的是为了确保组织按标准要求对其供方进行管理,保证采购品的质量满足规定要求。

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