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文件控制程序

来源:广州认证服务信息网 分类:14001环境管理体系 发布时间:2021-10-19 点击:162 分享:

1.目的

规定本公司质量管理体系文件的管理办法,对本公司质量管理体系中各类文件进行控制,确保在各使用场所都能使用相应文件的有效版本。

2.范围

  凡本公司质量体系有关的文件:质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件(含外来文件)的管理均适用。

3.引用文件

《记录控制程序》

4.职责

4.1总经理负责《质量手册》和《程序文件》的批准。

4.2管理者代表负责《质量手册》和《程序文件》的审核。

4.3各部门主管负责分管范围程序文件的编制和组织工作文件的编制。

4.4综合部负责本公司质量管理体系文件的归口管理。

5.程序

5.1质量管理体系文件包括:

(1) 质量手册;

(2) 程序文件;

(3) 作业指导书。如:企业标准、检验标准、采购文件、工艺规程等各部门文件;

(4) 外部文件。如:国际标准、国家标准、外部提供的技术总要求。

(5) 其他类(包括组织结构图、规章制度、培训计划、管理方案等)。

5.2文件的制定:

5.2.1质量手册由中高层管理人员讨论,综合部汇总制定。

5.2.2程序文件由各相关部门主管制定。

5.2.3作业指导书由各相关部门人员制定。

5.3文件审核与批准

5.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。

5.3.2程序文件由管理者代表审核,总经理批准。

5.3.3作业指导书由各相关部门主管组织编制,管理者代表审核,总经理批准。

5.4文件的分发与回收

5.4.1所有受控的文件统一由综合部复印发放,其它使用部门不得复印,由综合部建立“质量管理体系文件总览表”,并负责保存质量管理体系文件正本,如有文件更新时“质量管理体系文件总览表”也应更新。

5.4.2文件编写完成经审批后,由文件编制人填写“文件发放批准及签收表”中的分发部门及数量,由管理者代表审批后交综合部统一复印发放,发放时须在每一份文件上盖“受控文件”印章,由文件接收部门在“文件发放批准及签发表”上签收。

5.4.3供认证机构,咨询公司及有关外部单位参考所需的文件,分发时盖“非受控”章。

5.4.4文件销毁统一由综合部收回旧版文件后执行,在旧版文件上盖“作废文件”章。或打上大“X”以作回收纸使用。

5.4.5对于有保留价值的作废文件,综合部在原正本文件上加盖“保留文件”印章分开保存。

5.4.6已核准发行之文件,因文件损坏、遗失、缺页或因职务工作需要增加文件时,必须填写一份“文件补发申请单”,注明原因经管理者代表审批之后,综合部才可以发放文件,并收回原破损文件销毁。

5.4.7对离开本公司的职工,由综合部及时收回已发文件。

5.5文件的更改

5.5.1各部门在按文件执行过程中,若发现有不完善之处,可向原文件的制定人反映,由原文件制定人按实际需要提出更改文件要求,填写一份“文件更改申请单”。

5.5.2申请经管理者代表批准后,再由原文件制定单位更改,更改完成后,按“5.3”规定审批,按5.4.2发放,旧版文件由办公室文控员收回处理。

5.6文件版次规定

5.6.1文件总版本编号由大写英文字母表示,A版为第一版,当文件需换版时,A版变成B版,逐次变更为C、D……Z。

5.6.2文件内页修订次用阿拉伯数字表示:0、1、2……9,当修订次数达到十次或修改内容较多时,需换总版本。

5.7外来文件管理

5.7.1外来文件的接收

    外来文件主要包括法律、法规,国际、国家、行业标准和客户提供的技术资料等。综合部负责收集与本公司相关的法律、法规,经营部负责收集顾客提供的技术资料,生产技术部负责收集相关国家、行业、国际标准。

各相关部门负责人对所收集资料的实用性进行评价,评价合格的在外来文件背面签名,交综合部保存,并登录在“外来文件目录”内,资料员每季度上网查询相关资料是否是最新版本。

5.7.2外来文件的分发

    由文件接收部门填写“文件发放批准及签收表”,交综合部分发给相关部门。

6.质量记录

  6.1 《文件一览表》

  6.2 《文件分发回收记录表》

  6.3 《文件更改申请单》

  6.4 《外来文件一览表》

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